Profissão de Secretária

Apoiar gerentes, supervisores e outros profissionais nos vários serviços administrativos.

Quais são os outros nomes da profissão de Secretária?

Assistente administrativa
Secretária executiva
Secretária particular

Quais são as tarefas e responsabilidades da profissão de Secretária?

Marca e controla compromissos, reuniões e viagens.
Responde e faz chamadas telefônicas.
Digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
Organiza a cópia de documentos.
Arquiva documentos.
Realiza serviços administrativos em geral.
Controla a correspondência de entrada e saída.
Saúda visitantes.
Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da reunião.
Realiza pesquisas e prepara documentos.
Solicita ou compra material de escritório
Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários.

Quais são os requisitos para ser uma Secretária?

1. Habilidades Necessárias

Boa comunicação organizacional e deve saber ouvir.
Deve ser detalhista quando necessário.
Saber tomar decisões.
Bom desempenho ao digitar no teclado do computador.
Prática em utilizar computadores.

2. Conhecimentos Necessários

Conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo na empresa.
Conhecer os métodos de trabalho em um escritório
Conhecer os sistemas de informações.
Bom conhecimento de português (falado, escrito, gramatical).

3. Qualidades Pessoais

Devem ser pacientes, diplomáticas, discretas e auto-motivadas.
Devem saber trabalhar independentemente e como parte de uma equipe.
Devem saber estabelecer prioridades, trabalhar sob pressão, honrar compromissos e datas, relacionar-se com funcionários de todos os níveis.

4. Requisitos Físicos

O cargo não requer esforço físico. Deve ter boa aparência.

Como iniciar na profissão de Secretária?

Segundo grau.
Ter o certificado com SRTE.
Boa digitação.
Bom domínio de microcomputador.
Experiência em recepção.
Experiência em atendimento a clientes
Experiência em serviços administrativos.

Como é o local de trabalho da profissão de Secretária?

Normalmente trabalham em escritórios de sedes ou filiais de empresas.
Eventualmente viajam a serviço.
Usam computadores, máquinas de escrever, telefones, fax, máquinas copiadoras, etc.
Normalmente trabalham nos horários normais da empresa.
Normalmente trabalham usando telefone, fax, e-mail ou contato pessoal com um grande número de pessoas (clientes, visitantes, outras secretarias, gerentes,etc).
Pode supervisionar pequeno grupo de pessoas.

Qual é o futuro da profissão de Secretária?

As perspectivas de futuro são boas. Gerentes, diretores e outros profissionais estão gerenciando sua própria correspondência através do email.
Tendência para uma secretária atender vários gerentes e/ou diretores ou mesmo todo um departamento.
Novas tarefas estão surgindo: pesquisa na internet, treinamento, controle de budget, gerenciamento de projeto, elaborar atas de reuniões em notebook.

MÓDULO I – Qualificação Técnica de Nível Médio de RECEPCIONISTA / ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

I. 1 REPRESENTAÇÃO E COMUNICAÇÃO EM LÍNGUA PORTUGUESA

Função: Comunicação

BASES TECNOLÓGICAS

1. Concordância verbal e nominal, regência verbal e nominal, colocação pronominal, etc.
2. Técnicas de apresentação em público (dicção, tom de voz e entonação, gesticulação, postura corporal, etc.)
3. Linguagem, língua e fala:
? variações linguísticas;
? adequação vocabular
4. Gêneros do discurso (texto dissertativo-argumentativo, carta comercial, requerimento, relatório) estratégias de argumentação, elementos da narração e da descrição. Estética e padronização da redação técnica
5. Fundamentos: comunicação verbal e não-verbal:
? ordialidade e objetividade na comunicação oral, escrita e simbólica;
? municação formal e informal

I. 2 REPRESENTAÇÃO E COMUNICAÇÃO EM LÍNGUA ESTRANGEIRA MODERNA: ESPANHOL I

Função: Comunicação

BASES TECNOLÓGICAS

1. Técnicas de leitura instrumental, identificando cognatos, idéia geral e específica do texto, título, conteúdo, palavras-chave, vocabulário e expressões já conhecidos, etc
2. Acentuação, pontuação, adjetivos, verbos (presente, passado), pronomes, preposições, dias da semana, meses e estações do ano, números, horas, tempo, clima
3. Apresentações pessoais e de terceiros, cumprimentos e saudações, informações pessoais como: idade, origem, ocupação, endereço, etc.;pedido e aceitação de desculpas, esclarecimento de dúvidas, etc.
4. Conversação: formas de comunicação cotidianas (hotel, restaurante e nos meios de transportes)
5. Expressões idiomáticas
6. Vocabulário e procedimentos técnicos para atendimento telefônico: identificação da empresa e pessoal, cumprimento, solicitação de informações, transferências de chamadas telefônicas, transmissão de avisos/ recados de superiores, anotação de recados
7. Vocabulário e procedimentos técnicos para atendimento e recepção: cumprimentos, instruções e direcionamentos
8. Técnicas para elaboração de textos simples em língua espanhola
9. Vocabulário técnico utilizado em formulários para registros e controles internos
10. Anotação de recados (estrutura e formulário)
11. Vocabulário e terminologias técnicas utilizadas para arquivos físicos e eletrônicos